ZARZÄ„DZENIE NR OR.0050.1.31.2013.SMI

Burmistrza Rogoźna

z dnia  21 lutego  2013r.

w sprawie organizacji kontroli zarządczej w Gminie Rogoźno

Na podstawie art. 33 ust. 5 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001, Nr 142, poz. 1591 ze zm.) w związku z art. 68 i art. 69 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r.o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157 poz. 1240 ze zm.) zarządzam co następuje:

§ 1.

Wprowadzam regulamin organizacji kontroli zarządczej, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2.

Wykonanie zarządzenia powierzam koordynatorowi Zespołu ds. Analizy Ryzyka oraz kierownikom jednostek organizacyjnych Gminy Rogoźno.

§ 3.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZaÅ‚Ä…cznik  do ZarzÄ…dzenia Burmistrza Rogoźna z dnia  21 lutego 2013r. nr OR.0050.1.31.SMI

REGULAMIN

ORGANIZACJI KONTROLI ZARZÄ„DCZEJ 

w   Gminie Rogoźnie

§ 1

1. Ustalenia niniejszego regulaminu dotyczą sposobu organizacji i zasad wykonywania kontroli zarządczej w Gminie Rogoźno.
2. Użyte w niniejszym regulaminie pojęcia mają następujące znaczenie:

1)         jednostka – rozumie siÄ™ przez to jednostki organizacyjne Gminy Rogoźno podlegÅ‚e Burmistrzowi,

2)         kontrola – jest to czynność polegajÄ…ca na sprawdzeniu stanu faktycznego i porównaniu ze stanem wymaganym (wyznaczonym) w normach prawnych, technicznych, ekonomicznych, regulaminach i instrukcjach,

3)         czynnoÅ›ci pokontrolne - sporzÄ…dzenie protokoÅ‚u kontroli, formuÅ‚owaniu wniosków i zaleceÅ„ pokontrolnych majÄ…cych na celu zlikwidowanie nieprawidÅ‚owoÅ›ci, a także usprawnienie prac kontrolowanej jednostki.

4)         kontrola zarzÄ…dcza – prowadzona w jednostkach stanowi ogół dziaÅ‚aÅ„ podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadaÅ„ w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczÄ™dny i terminowy,

5)         kontrola instytucjonalna – rozumie siÄ™ przez to  kontrolÄ™ przeprowadzanÄ… przez komórki organizacyjne, powoÅ‚ane specjalnie do tego celu przez kierownika jednostki oraz wykonywanÄ… przez niezależne instytucje ustawowo do tego upoważnione (np. RIO, NIK, PIP),

6)         kontrola funkcjonalna – przez co należy rozumieć kontrolÄ™ wykonywanÄ… w ramach nadzoru przez osoby peÅ‚niÄ…ce funkcje kierownicze oraz wyznaczonych urzÄ™dników w ramach powierzonych im szczególnych obowiÄ…zków pracowniczych,

7)         samokontrola – jest to kontrola, do której zobowiÄ…zany jest każdy pracownik bez wzglÄ™du na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy. Polega ona na bieżącym kontrolowaniu prawidÅ‚owoÅ›ci wykonywania wÅ‚asnej pracy z uwzglÄ™dnieniem postanowieÅ„ zawartych w procedurach wewnÄ™trznych, regulaminie organizacyjnym oraz obowiÄ…zków wynikajÄ…cych z posiadanego zakresu przydzielonych obowiÄ…zków, upoważnieÅ„  i powierzonej odpowiedzialnoÅ›ci,

8)         samoocena dokonywana przez pracownika to ocena swojej wiedzy, umiejÄ™tnoÅ›ci i pracy,

9)         informacja zarzÄ…dcza – to taka informacja (pisemna), która ma wpÅ‚yw  na caÅ‚oksztaÅ‚t pracy jednostki  a w szczególnoÅ›ci na proces podejmowania decyzji, która może powodować, wymuszać lub modyfikować okreÅ›lone zachowania majÄ…ce na celu prawidÅ‚owe funkcjonowanie jednostki,

10)      zalecenie pokontrolne – jest to wskazanie polecenia podjÄ™cia dziaÅ‚ania lub zaniechania zmierzajÄ…cego do usuniÄ™cia wskazanej nieprawidÅ‚owoÅ›ci z obowiÄ…zujÄ…cym stanem prawnym  i  procedurami wewnÄ™trznymi jednostki

11)      wniosek pokontrolny – jest to propozycja wprowadzenia zmiany w kontrolowanej jednostce, majÄ…ce na celu usprawnienie lub poprawÄ™ organizacji pracy.

12)      pojÄ™cie procedury - oznacza takie zaprogramowanie przez kierownika jednostki sposobu funkcjonowania jednostki regulaminach wewnÄ™trznych i w instrukcjach  wydanych na podstawie przepisów prawnych  aby postÄ™powanie pracowników byÅ‚o zgodne nie tylko z obowiÄ…zujÄ…cymi ustawowymi regulacjami prawnymi, lecz również ze standardami kontroli.

13)      procedury obowiÄ…zujÄ…ce w jednostce nazywa siÄ™ procedurami kontroli, które należy  rozumieć w dwojakim znaczeniu:

a)    jako zaprogramowany przez kierownika jednostki (w obowiÄ…zujÄ…cym regulaminie lub instrukcji wewnÄ™trznej) sposób realizacji okreÅ›lonych zadaÅ„, stanowiÄ…cy dla pracowników jednostki sposób postÄ™powania, a dla osób kontrolujÄ…cych  sÄ… to procedury kontroli zarzÄ…dczej,

b)    jako wielopoziomowÄ… kontrolÄ™ dowodu ksiÄ™gowego poprzez -  celowość dokonania zakupu i sposobu jego sprawdzenia pod wzglÄ™dem merytorycznym (zastosowany tryb ustawy prawo zamówieÅ„ publicznych) poprzez przyjÄ™cie mienia na stan jednostki, sprawdzenie dowodu pod wzglÄ™dem formalno – rachunkowym, dokonanie kontroli przez głównego ksiÄ™gowego do zatwierdzenia wypÅ‚aty przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej, zgodnie z  instrukcjÄ… sporzÄ…dzania, obiegu, kontroli i archiwizowania dowodów ksiÄ™gowych oraz przyjÄ™tÄ… przez jednostkÄ™ zasad (polityki) rachunkowoÅ›ci.  

14)      procedury finansowe – sÄ… to procedury wynikajÄ…ce bezpoÅ›rednio z ustawy o finansach publicznych i z ustawy o rachunkowoÅ›ci oraz wydanych na ich podstawie rozporzÄ…dzeÅ„ wykonawczych.

15)      dokumentowanie operacji finansowych i gospodarczych - należy rozumieć wszystkie operacje finansowe i gospodarcze a także inne znaczÄ…ce zdarzenia powinny być rzetelnie dokumentowane w celu umożliwienia przeÅ›ledzenia każdej operacji finansowej, gospodarczej lub zdarzenia od samego poczÄ…tku, w trakcie ich trwania i po zakoÅ„czeniu,

16)      procedury merytoryczne – sÄ… to procedury i zasady okreÅ›lajÄ…ce sposób realizacji statutowych zadaÅ„ jednostki oraz wynikajÄ…ce z zasad regulujÄ…cych jego pracÄ™ w obowiÄ…zujÄ…cych aktach prawnych oraz innych wytycznych i uregulowaniach zewnÄ™trznych i wewnÄ™trznych.

17)      ryzyko – jest to prawdopodobieÅ„stwo, że wystÄ…pi okreÅ›lone zdarzenie, (dziaÅ‚anie lub brak dziaÅ‚ania) i może ono niekorzystnie wpÅ‚ynąć na osiÄ…gniÄ™cie zaÅ‚ożonego celu (albo zadania bÄ…dź projektu) również w zakresie edukacyjnym. Jego skutkiem oprócz zagrożenia realizacji zaÅ‚ożonego celu (odchylenie od stanów oczekiwanych) może być również szkoda w majÄ…tku lub wizerunku jednostki albo utrata szansy poprzez niewykorzystanie wszystkich możliwoÅ›ci (osiÄ…gniÄ™cie mniej niż to byÅ‚o możliwe). Odnosi siÄ™ zawsze do zdarzeÅ„ przyszÅ‚ych.

18)      analiza ryzyka – jest to proces, w którym identyfikuje siÄ™ ryzyko i dokonuje jego oceny pod kÄ…tem możliwoÅ›ci wystÄ…pienia.

19)      zarzÄ…dzanie ryzykiem – jest to system metod i dziaÅ‚aÅ„ zmierzajÄ…cych do obniżenia ryzyka do akceptowalnego poziomu, obejmuje identyfikowanie i ocenÄ™ ryzyka oraz reagowanie na nie (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie siÄ™, dziaÅ‚anie). Proces zarzÄ…dzania ryzykiem obejmuje ryzyko wystÄ™pujÄ…ce we wszystkich procesach decyzyjnych i na każdym szczeblu zarzÄ…dzania.

20)      obszar ryzyka – oznacza każdy obszar dziaÅ‚ania jednostki (zadanie, proces, zagadnienie, problem) w  którym może zaistnieć ryzyko.

21)      czynniki ryzyka sÄ… to cechy charakterystyczne dla danego procesu, które wskazujÄ… na możliwość wystÄ…pienia zdarzenia mogÄ…cego niekorzystnie wpÅ‚ynąć na osiÄ…gniÄ™cie okreÅ›lonego celu.  

§ 2

1. Za prowadzenie kontroli zarzÄ…dczej odpowiedzialny jest Burmistrz oraz kierownicy jednostek.
2. Kierownicy jednostek organizacyjnych sÄ… zobowiÄ…zani do :

1)         zapoznania podlegÅ‚ych pracowników ze Standardami kontroli zarzÄ…dczej dla sektora finansów publicznych zawartymi w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. MF nr 15, poz. 84) oraz z treÅ›ciÄ… niniejszego Regulaminu,

2)         zorganizowania i zapewnienia adekwatnego, skutecznego i efektywnego systemu kontroli zarzÄ…dczej w  jednostce, uwzglÄ™dniajÄ…cego specyfikÄ™ i charakter jednostki,

3)         skÅ‚adania Burmistrzowi Rogoźna  w terminie do dnia 31 stycznia każdego roku informacji o sposobie zorganizowania i funkcjonowania kontroli zarzÄ…dczej za poprzedni rok w zakresie kierowanej  jednostki, wedÅ‚ug wzoru zawartego w zaÅ‚Ä…czniku nr 1 do Regulaminu

3. Nadzór nad bieżącym funkcjonowaniem kontroli zarządczej sprawuje Zespół ds Analizy Ryzyka.

§ 3

1. Kierownik jednostki wprowadza w formie pisemnej i stale uaktualnia pod względem prawnym i faktycznym procedury wewnętrzne obowiązujące w jednostce.
2. Pracownicy jednostki zobowiązani są do ścisłego przestrzegania procedur wewnętrznych.
3. Pracownicy funkcyjni zobowiÄ…zani sÄ… do wnioskowania do Koordynatora ZespoÅ‚u ds Analizy Ryzyka w sprawie koniecznoÅ›ci dokonania zmian w procedurach (regulaminach, instrukcjach, zakresach obowiÄ…zków) stanowiÄ…cych narzÄ™dzia kontroli zarzÄ…dczej przedstawiajÄ…c równoczeÅ›nie  zakres proponowanych zmian.

§ 4

Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarzÄ…dczej należy do obowiÄ…zków Burmistrza oraz kierowników jednostek przy współpracy z ZespoÅ‚em ds Analizy Ryzyka. 

§ 5

Kontrolę zarządczą sprawowaną przez Burmistrza i kierowników jednostek stanowią również:

1. Audyt wewnętrzny w szczególności w zakresie zarządzania ryzykiem oraz w trakcie czynności doradczych,
2. Główny specjalista ds. kontroli zarządczej,
3. Zespół ds Analizy Ryzyka,
4. Wstępna kontrola finansowa sprawowana zgodnie z ustawą o finansach publicznych przez głównego księgowego,
5. Kontrola funkcjonalna sprawowana przez osoby znajdujące się na stanowiskach kierowniczych oraz pracowników wyznaczonych do realizacji powierzonych zadań,
6. Samokontrola na każdym stanowisku urzędniczym,
7. Samoocena – dokonywana poprzez wypeÅ‚nienie kwestionariuszy samooceny przez pracowników zatrudnionych na stanowisku:

1)         urzÄ™dniczym kierowniczym, wedÅ‚ug wzoru stanowiÄ…cego zaÅ‚Ä…cznik nr 2 do Regulaminu,

2)         urzÄ™dniczym, wedÅ‚ug wzoru stanowiÄ…cego zaÅ‚Ä…cznik nr 3 do  Regulaminu,

WypeÅ‚nione kwestionariusze samooceny w formie papierowej przekazuje siÄ™ Koordynatorowi  ZespoÅ‚u ds. Analizy Ryzyka.

8. Inne podmioty działające z upoważnienia Burmistrza.

§ 6

1. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

1)       zgodnoÅ›ci dziaÅ‚alnoÅ›ci wszystkich pracowników jednostki z przepisami prawa oraz procedurami wewnÄ™trznymi (regulaminami, instrukcjami, zakresami obowiÄ…zków i upoważnieniami),

2)       skutecznoÅ›ci i efektywnoÅ›ci dziaÅ‚ania,

3)       wiarygodnoÅ›ci wszystkich sprawozdaÅ„,

4)       ochrony zasobów (m. in. pracowników, mienia, infrastruktury, danych osobowych),

5)       przestrzegania i promowania zasad etycznego postÄ™powania,

6)       efektywnoÅ›ci i skutecznoÅ›ci przepÅ‚ywu informacji,

7)       minimalizowanie ryzyk (zarzÄ…dzanie ryzykiem),

8)       stosowanie skutecznych mechanizmów kontroli,

9)       bieżące monitorowanie, ocena i prowadzenie dziaÅ‚aÅ„ korygujÄ…cych w zakresie sposobu funkcjonowania kontroli zarzÄ…dczej.

2. Szczegółową charakterystykę celów kontroli zarządczej w Gminie przedstawia załącznik
   nr 4 do Regulaminu.

§ 7

Kontrola zarządcza jest narzędziem zarządzania i służy ocenie działalności jednostki pod kątem realizacji wyznaczonych celów i zadań.

§ 8

Kontrola zarządcza stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia:

1. realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy,
2. sprawdzania, czy wydatki publiczne są dokonywane w sposób celowy i oszczędny,
   z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów,
3. kontroli terminowości realizowanych zadań,
4. sprawdzania, czy wydatki ponoszone są w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań,
5. badaniu terminowości składania sprawozdań,
6. prawidÅ‚owoÅ›ci wykorzystania Å›rodków publicznych oraz rozliczeÅ„ dochodów należnych budżetowi  PaÅ„stwa
7. prawidłowego procesu zarządczego w Gminie.

§ 9

Etapy postępowania kontrolnego, niezbędne do osiągnięcia zamierzonego celu obejmują:

1. porównanie stanu faktycznego z obowiązującym stanem prawnym w tym w procedurach wewnętrznych.
2. ustalenie nieprawidłowości.
3. ustalenie przyczyn nieprawidÅ‚owoÅ›ci (obiektywnych – niezależnych od dziaÅ‚ania jednostki zarzÄ…dzanej, subiektywnych – zależnych od jej dziaÅ‚ania).
4. sformułowanie wniosków i zaleceń pokontrolnych zmierzających do likwidacji nieprawidłowości, usprawnienia działalności, osiągnięcia lepszych efektów.
5. w zależności od rodzaju sprawy omówienie wyników kontroli zarządczej z pracownikami.
6. analizowanie informacji zarządczych o występujących zagrożeniach w osiągnięciu celów lub zadań (projektów) i inicjowanie działań: korekcyjnych, korygujących, naprawczych bądź wspomagających.

§ 10

Stosuje siÄ™ dwa tryby przeprowadzania kontroli:

1. tryb roboczy – kiedy wstÄ™pnie badany jest obszar kontroli. Jeżeli nie stwierdzono  uchybieÅ„, bÅ‚Ä™dów nie przechodzi siÄ™ do trybu protokolarnego a ogranicza siÄ™ do sporzÄ…dza  notatki sÅ‚użbowej dokumentujÄ…cej przeprowadzenie kontroli.
2. tryb protokolarny – stosuje siÄ™ w przypadku stwierdzenia bÅ‚Ä™dów i nadużyć celem sporzÄ…dzenia zaleceÅ„ pokontrolnych i ewentualnego powiadomienia zewnÄ™trznych organów kontroli instytucjonalnej. Sprawdzenie obszaru kontroli i jej udokumentowanie realizuje siÄ™ na zasadach kontroli instytucjonalnej.

§ 11

1. Książkę kontroli prowadzonych przez zewnętrzne, do tego uprawnione instytucje kontrolne (RIO, NIK, PIP, Sanepid, Straż Pożarna, itp.), prowadzi i przechowuje zastępca kierownika Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich.
2. Zastępca kierownika Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich ma obowiązek okazywania książki kontroli na każde żądanie osobom upoważnionym do dokonywania kontroli.

§ 12

1. Kontrola finansowa stanowi jeden z elementów kontroli zarządczej.
2. Kontrola finansowa obejmuje:

1)         przeprowadzanie wstÄ™pnej oceny celowoÅ›ci zaciÄ…gania zobowiÄ…zaÅ„ finansowych i dokonywania wydatków,

2)         badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczÄ…cym procesów pobierania i gromadzenia Å›rodków publicznych, zaciÄ…gania zobowiÄ…zaÅ„ finansowych i dokonywania wydatków ze Å›rodków publicznych, udzielania zamówieÅ„ publicznych oraz zwrotu Å›rodków publicznych,

3)         prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur dotyczÄ…cych procesów, o których mowa w pkt 2.

§ 13

1. W przypadkach wymagających specjalnych kwalifikacji, Burmistrz może powołać rzeczoznawcę lub biegłego rewidenta.
2. Rzeczoznawca lub biegÅ‚y rewident powoÅ‚any do udziaÅ‚u w czynnoÅ›ciach kontrolnych otrzymuje wynagrodzenie wynikajÄ…ce z podpisanej umowy cywilno – prawnej.

Załącznik Nr 4 do Regulaminu

stanowiÄ…cego ZaÅ‚Ä…cznik  do ZarzÄ…dzenia

Burmistrza Rogoźna z dnia  21 lutego 2013r.

nr OR.0050.1.31.SMI

Cele kontroli zarzÄ…dczej

Lp.	Cel kontroli zarządczej (zapewnienie)	Podstawa prawna	Czynności dla osiągnięcia celu
1.	Zgodność dziaÅ‚alnoÅ›ci z przepisami prawa oraz procedurami wewnÄ™trznymi	art. 68 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych	Analiza szczególnych funkcji, celów i podstaw funkcjonowania, jakimi   charakteryzuje   siÄ™    jednostka,   na   podstawie weryfikacji aktów prawnych ogólnie obowiÄ…zujÄ…cych, aktów prawa miÄ™dzynarodowego i stworzonych na ich podstawie aktów prawa miejscowego. Jako    uzupeÅ‚nienie    -    ocena    wewnÄ™trznych    dokumentów normatywnych (zarzÄ…dzenia, instrukcje, wytyczne, procedury, polecenia sÅ‚użbowe) opracowanych w jednostce organizacyjnej.
2.	Skuteczność i efektywność dziaÅ‚ania	art. 68 ust. 2 pkt 2 ustawy o finansach publicznych	Ocena   poziomu   realizacji  wykonywanych   zadaÅ„   (celów) w   stosunku   do   minimalizacji   kosztów   ich   osiÄ…gniÄ™cia. Zastosowanie mierników i kwalifikacji poszczególnych celów w powiÄ…zaniu z dziaÅ‚alnoÅ›ciÄ… podstawowÄ… i uzupeÅ‚niajÄ…cÄ…. Wdrażanie dziaÅ‚aÅ„ oszczÄ™dnoÅ›ciowych. Opracowanie      systemu      reagowania      na      stwierdzone nieprawidÅ‚owoÅ›ci.
3.	Wiarygodność sprawozdań	art. 68 ust. 2 pkt 3 ustawy o finansach publicznych	Weryfikacja zapisów w księgach rachunkowych i porównanie ich z danymi prezentowanymi w sprawozdaniach finansowych i budżetowych. Ocena merytoryczna dokumentów źródłowych jako podstawy do sporządzenia wszelkiego rodzaju sprawozdań wynikających ze specyfiki danej jednostki.
4.	Ochrona zasobów	art. 68 ust. 2 pkt 4 ustawy o finansach publicznych	Klasyfikacja zasobów i ustalenie hierarchii ich ważności. Analiza procedur i skuteczności bezpieczeństwa wytwarzanych i prezentowanych informacji w jednostkach sektora finansów publicznych. Weryfikacja przestrzegania w bieżącej działalności reguł oraz przepisów o poufności, przystępności i wyłączności danych w zależności od ich ważności i przeznaczenia.
5.	Przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania	art. 68 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych	Ustalenie i wdrożenie w życie kodeksu etyki. Propagowanie poprzez szkolenia i materiały promocyjne celów z obszaru etyki i działań mających na nią wpływ.
6.	Efektywność i skuteczność przepÅ‚ywu informacji	art. 68 ust. 2 pkt 6 ustawy o finansach publicznych	Ocena    aktualnie    funkcjonujÄ…cego    systemu    wytwarzania informacji   i   jej   wykorzystywania   w   jednostkach   sektora finansów   publicznych   dla   osiÄ…gniÄ™cia   ustalonych   celów. Wprowadzenie dziaÅ‚aÅ„ naprawczych w przypadku stwierdzenia nieprawidÅ‚owoÅ›ci. Weryfikacja przepÅ‚ywu informacji pomiÄ™dzy poszczególnymi komórkami jednostki i jej efektywnoÅ›ci w systemie zarzÄ…dzania jednostkÄ….
7.	ZarzÄ…dzanie ryzykiem	art. 68 ust. 2 pkt 7 ustawy o finansach publicznych	Zdefiniowanie wszystkich obszarów ryzyka w  jednostce. Sprawdzenie, czy jest ono zgodne z oczekiwaniami kierownictwa i czy ma decydujÄ…cy wpÅ‚yw na oczekiwane efekty. Opracowanie systemu oceny skutecznoÅ›ci zarzÄ…dzania ryzykiem.